Mitarbeiter

Übersicht Mitarbeiterliste

Übersicht Mitarbeiterliste

Unter "Administration - Mitarbeiter" finden Sie alle bisher angelegten Mitarbeiter.

  1. Mitarbeiterliste mit Namen, Vornamen, Kürzel und Eintrittsdatum.
  2. Toolbar links: add_circle neuen Mitarbeiter anlegen; inbox Wechsel in die Ansicht der archivierten Mitarbeiter (Mitarbeiter bei denen das Austrittsdatum erreicht wird, werden automatisch ins Archiv verschoben.)
  3. Toolbar rechts: Suchen Sie nach bestimmten Mitarbeitern.

Über createöffnen Sie die Mitarbeitereinstellungen.

Toolbar

Toolbar

Toolbar links:

  • list Wechseln Sie zurück zur aktiven Mitarbeiterliste.
  • save Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen.
  • lock_open Anonymisieren Sie den aufgerufenen Mitarbeiter.
  • delete Löschen Sie den aufgerufenen Mitarbeiter (Nach dem Löschen wird dieser für 6 Wochen in den Papierkorb verschoben und anschließend endgültig gelöscht).
  • content_copy Kopieren Sie den aufgerufenen Mitarbeiter.

Toolbar rechts:

  • expand_more Wechseln Sie den Mitarbeiter.
  • vpn_key Setzen Sie das Passwort des Mitarbeiters zurück und verschicken Sie ein neues auf die hinterlegte E-Mail-Adresse.
  • autorenew Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel.

Card-Allgemein

In der Card-Allgemein werden die Mitarbeiterdaten hinterlegt.

Hier ist wichtig zu beachten:

  • Soll der Mitarbeiter mit der Desktop-Version oder mit der Smartphone-App arbeiten muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
  • Soll der Mitarbeiter Vorgesetztenrechte erhalten, muss hier eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
  • Hinterlegen Sie das tatsächliche Eintrittsdatum des Mitarbeiters,  Start der Zeiterfassung / Urlaubsverwaltung wird an anderer Stelle hinterlegt.

Sollen dem Mitarbeiter die Schulferien vom verwendeten Feiertagskalender angezeigt werden, setzen Sie den Haken.

Card-Allgemein

Card-Anschrift

Card-Anschrift

In dieser Card können Sie die Anschrift des Mitarbeiters hinterlegen.

Card-Profile

In der Card "Profile" werden die bisher verwendeten Profile des Mitarbeiters aufgelistet. Über das add_circle können Sie ein neues Profil hinzufügen, über den deletealte Profile entfernen und über launch direkt in das Profil wechseln.

Wichtig!

Ändert sich etwas im Arbeitszeitprofil des Mitarbeiters, löschen Sie das Profil nicht. Legen Sie stattdessen ein neues Profil ab dem Änderungszeitpunkt an.

Card-Profile

Wochenplan

Wochenplan

Wechseln die Sollstunden des Mitarbeiters wöchentlich, können Sie dies je Kalenderwoche hinterlegen.

  1. Wählen Sie das Jahr und die zu bearbeitende Kalenderwoche aus.
  2. Möchten Sie die im Profil hinterlegten Arbeitszeiten verwenden, setzen Sie hier den Haken.
  3. Hinterlegen Sie, sofern Sie Schritt 2 ausgelassen haben, die Sollstunden für die ausgewählte Kalenderwoche.
  4. Bestätigen Sie die Änderung mit save und wechseln Sie zurück in die Mitarbeitermaske.

Card-Rechte

Card-Rechte

In dieser Card können Sie firmenübergreifende Rechte wie Firmenchef, Firmenpersonaler oder das Recht die Stechuhren zu verwalten, vergeben.

Weitere Rechte wie Abteilungsleiter und Personaler Abteilung finden Sie in der Card "Hauptabteilung" und "Weitere Abteilungen".

Card-Hauptabteilung

In der Card "Hauptabteilung" legen Sie die Hauptabteilung des Mitarbeiters mit seinen Rechten innerhalb dieser Abteilung fest.

Der Genehmigungsprozess findet innerhalb dieser Abteilung statt.

Das bedeutet, beantragt ein Mitarbeiter Urlaub, wird dieser innerhalb seiner Hauptabteilung zum nächst höheren Vorgesetzten weitergegeben.

Card-Hauptabteilung

Weitere Abteilungen

Weitere-Abteilungen

Haben Sie innerhalb der Card "Hauptabteilung" auf den Button "Weitere Abteilungen" geklickt, öffnet sich die Übersicht in der Sie den Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rechten weiteren Abteilungen zuordnen können.

Card-Beschreibung

Card-Beschreibung

Geben Sie eine Beschreibung zum Mitarbeiter ein. Diese Beschreibung können nur Vorgesetzte mit Zugriff auf die Administration sehen.

Card-Urlaub

In der Card "Urlaub" hinterlegen Sie mitarbeiterspezifische Einstellungen in Bezug auf die Urlaubsverwaltung.

  • Eigene Anträge genehmigen: Mitarbeiter kann seine Abwesenheiten ohne Genehmigung eintragen.
  • Urlaubsanspruch nur für komplette Kalendermonate: Tritt ein Mitarbeiter nicht zum Ersten des Monats ein und nicht zum letzten Tag des Monats aus, bekommt er für diesen Monat keinen Urlaubsanspruch angerechnet.
  • Urlaubsanspruch des Profils verwenden: Der Urlaubsanspruch des zugewiesenen Arbeitszeitprofils wird verwendet.
  • Urlaubsjahr startet am 01.01.: Das Urlaubsjahr / der Urlaubsanspruch startet am 01.01.
  • Urlaubsjahr startet mit Eintrittsdatum: Das Urlaubsjahr / der Urlaubsanspruch startet mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters.
  • Vertretung: Die hier hinterlegte Vertretung wird bei Abwesenheitsanträgen als Vertretung vorausgewählt.
  • Startjahr: Wann startet der Urlaubskalender des Mitarbeiters?
  • Startwert: Hat der Mitarbeiter einen Startwert mit dem er in die Nutzung von SaaS.de startet z.B. Resturlaub aus dem Vorjahr?
  • Jährlichen Extraurlaub: Tragen Sie je Mitarbeiter den jährlichen Extraurlaub ein z.B. bei Mitarbeitern mit Behindertenausweis.
Card-Urlaub

Card-Zeiterfassung

Card-Zeiterfassung

In der Card "Zeiterfassung" hinterlegen Sie mitarbeiterspezifische Einstellungen in Bezug auf die Zeiterfassung.

  • Eigene Buchungen genehmigen: Zeitbuchungen müssen nicht vom Vorgesetzten genehmigt werden.
  • IP Beschränkung beachten: Zeitbuchungen werden auf die hinterlegte IP Adresse geprüft und ggf. zur Genehmigung dem Vorgesetzten vorgelegt.
  • Startdatum: Das Datum an dem mit der SaaS.de Zeiterfassung gestartet wird.
  • Startwert: Startet der Mitarbeiter mit Über- oder Unterstunden mit SaaS.de können diese hier hinterlegt werden.
  • Maximale Stunden im Überstundenkonto ohne Obergrenze/mit Obergrenze: Hier legen Sie fest, ob das Überstundenkonto eine Obergrenze erhalten soll.
  • Stechuhr PIN: Nutzen Sie die Stechuhr mit PIN-Eingabe, können Sie diesen hier hinterlegen.
  • Stechuhr RFID: Nutzen Sie RFID-Chips/Karten, wird der Schlüssel hier gespeichert nachdem der Chip dem Mitarbeiter über die Stechuhr zugewiesen wurde.
  • Erinnerungs E-Mails: Legen Sie fest, welche Erinnerungsmails an den Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten versendet werden sollen.

Panel-Kommen & Gehen erlauben

Im Panel "Kommen & Gehen erlauben" legen Sie fest mit welchen Optionen der Mitarbeiter SaaS.de verwenden kann.

  • Desktop: Der Mitarbeiter kann sich über desktop.saas.de einloggen (Hierfür muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden).
  • TaskSymbol: Der Mitarbeiter kann das Tasksymbol installieren und sich beim An- & Abmelden am PC mit desktop.saas.de verbinden. (Hierfür muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden).
  • App Stechuhr: Der Mitarbeiter kann sich via PIN oder RFID über die Stechuhr am Tablet oder Terminal anmelden. (Hierfür ist keine E-Mail-Adresse notwendig).
  • App Zeiterfassung: Der Mitarbeiter kann die Smartphone-App verwenden (Hierfür muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden).
Card-Zeiterfassung-Panel-Kommen

Panel-Kurzfristig Beschäftigt

Card-Zeiterfassung-Panel-Kurzfristig-Beschäftigt

Im Panel "Kurzfristig Beschäftigt" können Sie die Anzahl der Arbeitstage im Jahr hinterlegen, die der kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter erbringen darf. Setzen Sie den Haken bei "Aktiv" um über das add_circle das Jahr und die Anzahl der Tage eintragen zu können. Über den deletelöschen Sie den Eintrag ganz einfach wieder.

Card-Projekt

In der Card "Projekt" legen Sie Mitarbeiterspezifische Einstellungen für die Projektverwaltung fest.

  • Projektmanager: Hier legen Sie fest ob der Mitarbeiter als Projektmanager fungieren soll. Als Projektmanager hat er die volle Einsicht auf alle Projekte und kann diese auch erweitern und verwalten.
  • E-Mail: Entscheiden Sie ob der Mitarbeiter Informationsmails zu den angelegten Projekten erhalten soll.
  • Interne Kosten: Hinterlegen Sie wie hoch die internen Kosten des Mitarbeiters je Stunde sind.
Card-Projekte