Profile

Bezeichnung: Unter diesem Namen wird das Profil in der Liste angezeigt.

Feiertagskalender: Wählen Sie den geltenden Feiertagskalender aus.

Standardprofil: Das Profil wird zum Standardprofil und wird bei neuen Mitarbeitern automatisch hinterlegt. 

Hier können Sie Arbeitsszeitbestimmungen festlegen:

Im ersten Feld kann ausgewählt werden, wie die Arbeitsstunden angegeben werden - Zur Auswahl stehen:

je Tag:

Beim Tagesprofil geben Sie von Montag bis Sonntag die täglichen Sollstunden an (in unserem Beispiel 8 Stunden je Tag Montag bis Freitag).

Im Zeitkonto werden Ihnen immer nur abgeschlossene Tage angezeigt. Das heißt am 1. des Monats haben Sie noch Null Stunden Soll stehen. Dieser Wert aktualisiert sich immer bei Tageswechsel mit den Ist-Stunden.

Bei den Tagesbuchungen sehen Sie den hier hinterlegten Soll von z.B. 8 Stunden. Somit weiß der Mitarbeiter genau, wann er seine Arbeitszeit erfüllt oder Minus-/Plusstunden gemacht hat.

je Woche: 

Beim Wochenprofil auf Stundenbasis geben Sie die Soll-Arbeitsstunden je Woche an und die Anzahl der Wochenarbeitstage.

Wenn Sie im Panel "Woche" Mo-Fr auswählen, kann der Mitarbeiter die Wochenstunden an drei flexiblen Arbeitstagen erbringen.

Im Zeitkonto wird dann direkt zu Beginn des Monats das Wochensoll angezeigt (in unserem Beispiel 18 Stunden). Dementsprechend steht zu Beginn des Monats ein negativer Saldo von -18 Stunden, der sich nach jedem abgeschlossenen Tag reduziert. In den Tagesbuchungen steht KEIN Tagessoll, da es sich um ein Wochenprofil handelt!

Wichtig zu beachten ist hier, dass ein Wochenprofil immer zum 1. des Monats starten muss, auch wenn der 1. ein Feiertag oder ein Tag am Wochenende sein sollte. Nur dann können wir eine korrekte Berechnung des Wochensolls gewährleisten.

je Monat: 

Beim Monatsprofil geben Sie die Soll-Arbeitsstunden je Monat an und die durchschnittliche Sollreduktion je Abwesenheitstag. Im Zeitkonto wird dann direkt zu Beginn des Monats der Monatssoll angezeigt (in unserem Beispiel 160 Stunden). Dementsprechend steht zu Beginn des Monats ein negativer Saldo von -160 Stunden, dass sich nach jedem abgeschlossenen Tag reduziert. In den Tagesbuchungen steht KEIN Tagessoll, da es sich um ein Monatsprofil handelt!

Wählen Sie nun die Arbeitstage aus, an denen der Mitarbeiter arbeiten kann. Gibt es bei Ihnen eine 6 Tages-Woche, wählen Sie z.B. Mo-Sa aus.

 

Im Feld Wochen Rythmus kann eingestellt werden, wie viele Wochen-Kacheln angezeigt werden, in denen verschiedene Einstellungen pro Woche festgelegt werden können.

In der Ansicht und dem Punkt Woche kann bei der Auswahl je Tag, für die einzelnen Tage der Woche der Tagessoll angegeben werden. Die Haken bei Arbeitstag bedeuten, das Abwesenheiten an dem Tag (z.B. Urlaub) zählen und abgezogen werden. In die Felder Beginn und Ende können Zeiten für die Rahmenarbeitszeit eingetragen werden.

 

Definition Rahmenarbeitszeit:

Beschreibt den Zeitraum in dem der Mitarbeiter anwesend sein darf. Z.B. frühester Beginn 07:00 Uhr und spätestes Ende 18:00 Uhr. Hat der Mitarbeiter einen Tagessoll von 8 Stunden, muss er diesen innerhalb des hier festgelegten Zeitraums erbringen.

Folgende Auswahlmöglichkeiten haben Sie:

• Keine Rahmenarbeitszeit
• Kommen / Gehen runden
• Bei Kommen / Gehen beachten
• Automatische Buchungen

Wie die einzelnen Einstellungen greifen lesen Sie in der nächsten Beschreibung.

Bei "Kommen / Gehen runden" können Sie für eine Kommen-Buchung und für eine Gehen-Buchung eine Rundung hinterlegen. In unserem Beispiel ist die Rundung auf 15 Minuten gesetzt. 

Beispiel: 

• Kommen-Buchung 07:52 Uhr, Rundung beim Kommen 15 Minuten
• Gehen-Buchung 16:07 Uhr, Rundung beim Gehen 15 Minuten

Startet der Mitarbeiter die Zeitbuchung um 07:52 Uhr, wird auf die nächsten 15 Minuten aufgerundet. Also wird die Zeit auf 08:00 Uhr korrigiert.

Beendet der Mitarbeiter die Zeitbuchung um 16:07 Uhr, wird auf die letzten 15 Minuten abgerundet. Also wird die Zeit auf 16:00 Uhr korrigiert.

Diese Rundung greift bei allen gestarteten oder beendeten Buchungen.

Wenn Sie dies nur für den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende einstellen möchten, setzen Sie den Haken bei "nur erste und letzte Buchung am Tag". Dann wird nur die erste Kommen- und die letzte Gehen-Buchung gerundet.

"Bei Kommen / Gehen beachten" können Sie einen Zeitabstand für den Arbeitsbeginn und für das Arbeitsende hinterlegen. Ist eine Rahmenarbeitszeit im Panel "Woche" hinterlegt, orientiert sich dieser Zeitabstand an den hier eingetragenen Zeiten.

Beispiel:

• Arbeitsbeginn 8:00 Uhr, Zeitabstand 5 Minuten
• Arbeitsende 16:00 Uhr, Zeitabstand 5 Minuten

Meldet sich der Mitarbeiter um 07:55 Uhr an, wird die Zeit automatisch auf 8:00 Uhr geändert (Zeitabstand für Kommen). Sticht er schon um 07:50 Uhr an, wird diese Zeitbuchung zur Genehmigung an den Vorgesetzten gesendet.

Meldet sich der Mitarbeiter um 16:05 Uhr ab, wird die Zeit auf 16:00 Uhr geändert (Zeitabstand für Gehen). Sticht er erst um 16:10 Uhr ab, wird diese Zeitbuchung zur Genehmigung an den Vorgesetzten gesendet.

 

Haben Sie bei Zeitabstand für Kommen und Zeitabstand für Gehen die Option "Buchung aufteilen und zur Genehmigung vorlegen" gewählt, wird alles was außerhalb der eingetragenen Rahmenarbeitszeit gebucht wurde, dem Vorgesetzten zur Genehmigungsvorgelegt.

Beispiel:

• Arbeitsbeginn 8:00 Uhr, Stempelung um 7:50 Uhr --> Die Buchung von 7:50 bis 7:59 Uhr wird abgespaltet und zur Genehmigung vorgelegt.
• Arbeitsende 16:00 Uhr, Stempelung vom 16:05 Uhr --> Die Buchung von 16:01 bis 16:05 Uhr wird abgespaltet und zur Genehmigung vorgelegt.

 

Haben Sie bei Zeitabstand für Kommen und Zeitabstand für Gehen die Option "Keine / 0 Minuten" ausgewählt, wird alles vor Beginn der Rahmenarbeitszeit automatisch auf den hinterlegten Beginn geändert und alles nach dem Ende der Rahmenarbeitszeit wird auf das hinterlegte Ende angepasst.

Beispiel:

• Arbeitsbeginn 8:00 Uhr, Stempelung um 7:50 Uhr --> Die Buchung wird automatisch vom System auf 8:00 Uhr verändert.
• Arbeitsende 16:00 Uhr, Stempelung vom 16:05 Uhr --> Die Buchung wird automatisch vom System auf 16:00 Uhr verändert.

Haben Sie in der Rahmenarbeitszeit die "Automatische Buchung" ausgewählt, können Sie im Panel "Woche" die täglichen Sollstunden, sowie den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende eintragen. 

Der Mitarbeiter muss seine Zeiten nun nicht mehr selbst buchen. Diese werden jeden Tag automatisch für ihn dokumentiert.

Unter dem Punkt Urlaubsverwaltung können die allgemeinen Urlaubseinstellungen vorgenommen werden:

Es lässt sich der Urlaubsanspruch auf ein komplettes Jahr angeben, wird das Profil nur für beispielsweise 5 Monate vergeben, wird von diesem Wert der Urlaubsanspruch anteilig angerechnet.

Der maximale Urlaubsübertrag gibt an, wie viele Urlaubstage, welche im vorherigen Jahr noch nicht genutzt wurden, in das nächste Jahr übertragen werden können. Zusätzlich kann hier ein Verfall von Urlaubstagen mit angegeben werden.

Der maximale Urlaubsanspruch gibt an, wie viele Urlaubstage ein Mitarbeiter maximal ansammeln kann.

Bei dem Punkt Berechnung der Abwesenheitsdauer wird angegeben, wie Abwesenheiten berechnet werden sollen. Der Standard ist, dass ein Abwesenheitstag die Länge eines Arbeitstages hat.

Bei dem Punkt Zusatzurlaub ab Lebensalter kann Extraurlaubanspruch ab einem bestimmten Lebensalter gegeben werden.

Bei dem Punkt zusätzlicher Mindesturlaub kann bestimmt werden, nach wie vielen Jahren man mindestens einen gewissen Urlaubsanspruch hat. Fällt der Urlaubsanspruch niedriger aus als hier gewählt, dann wird dieser aufgestockt.

Bei dem Punkt Zusatzurlaub nach Betriebszugehörigkeit kann bei bestimmter zeitlicher Betriebszugehörigkeit Extraurlaubstage vergeben werden. 

Unter dem Punkt Zeiterfassung können die allgemeinen Zeiterfassungseinstellungen vorgenommen werden:

Buchungen ohne Soll zur Genehmigung vorlegen: An einem Tag ohne Soll müssen alle Buchungen genehmigt werden

An Tagen mit keinem Soll, kein Ist gutschreiben, wenn Zeitbuchungen existieren: An einem Tag ohne Soll wird das Ist nicht angerechnet

Buchungen rückwirkend ohne Genehmigung ändern: Gibt an, wie weit Buchungen von Mitarbeitern rückwirkend geändert werden können, ohne das ein Genehmigungsprozess ausgelöst wird

Tägliche Gutschrift / Abzug in Minuten: Sind hier z.B. 5 Minuten hinterlegt, erhält der Mitarbeiter diese beim Einstempeln als Gutschrift oder Abzug seiner Ist-Zeit.

Mindestruhezeit: Dieser Wert gibt an, wie viel Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen liegen sollte (Feierabend bis zum nächsten Arbeitsbeginn)

Unter dem Punkt Feiertage gibt es 3 Auswahlmöglichkeiten:

• Soll-Arbeitsstunden sind zu erbringen (Feiertage ignorieren): Die Feiertage werden ignoriert und das Soll an diesen Tagen nicht reduziert
• Soll-Arbeitsstunden reduzieren: An Feiertagen wird das Soll des Mitarbeiters reduziert
• Ist-Arbeitsstunden gutschreiben: An Feiertagen wird das reguläre Soll als Ist-Zeit gutgeschrieben

Über den Punkt maximale Arbeitszeit festlegen lässt sich einstellen, wie viele Stunden an einem Arbeitstag maximal gearbeitet werden darf. Überschreitungen werden automatisch zur Genehmigung vorgelegt, voraussgesetzt der Haken bei der Checkbox Überschreitungen ablehnen ist nicht gesetzt. Falls dieser gesetzt ist, werden Überschreitungen direkt abgelehnt und kommen nicht als Genehmigungsaufgabe an den Vorgesetzten.

Die Punkte Überstunden und Unterstunden legt fest, wie mit Über- und Unterstunden am Monatsende umgegangen werden soll. Dazu mehr in der nächsten Kachel.

Die vertraglichen Überstunden lassen sich in Stunden oder in Prozent des Monatsolls angeben. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob das Überstundenkonto zuerst zum Ausgleich von Minusstunden benutzt werden soll, wenn vertragliche Überstunden im Monat geleistet wurden.

Im Panel "Überstunden" regeln Sie alle überstundenbezogenen Einstellungen.

Ist der Haken bei "Übertragen" gesetzt, werden die Stunden bei Monatswechsel innerhalb des Zeitkontos übertragen (Saldo). Um die Stunden ins Überstundenkonto zu übertragen, wählen Sie bei "Ins Überstundenkonto übertragen" aus, ab wie vielen Stunden die Übertragung ins Überstundenkonto stattfinden soll. Wählen Sie hier "Alle" aus, werden alle mehr geleisteten Stunden zum Monatswechsel ins Überstundenkonto übertragen.

Ist bei "Genehmigen" "keine" ausgewählt, werden die Stunden ohne Genehmigungsprozess übertragen.

Hinterlegen Sie eine "Erinnerung" (z.B. bei 10 Stunden), wenn Sie eine Infomail bei Erreichen des Betrags bekommen möchten.

Sie können "Vertragliche" Überstunden eintragen, wenn diese bei Monatswechsel von den erbrachten Überstunden abgezogen werden wollen. Sind hier beispielsweise 5 vertragliche Überstunden hinterlegt und der Mitarbeiter macht 7 Stunden, werden ihm 5 Stunden abgezogen und 2 ins Überstundenkonto übertragen.

"Maximale" Stunden legen fest, wie viele Überstunden der Mitarbeiter je Monat maximal machen kann.

Mit der "Toleranz" legen Sie fest, ab wann die Überstunden als Überstunden zählen. Sind hier z.B. 30 Minuten hinterlegt, wird erst alles über 30 Minuten als Überzeit angerechnet.

Die Checkbox "Letzter Übertrag ignorieren" gibt immer vor, das Zeiten die aus dem Vormonat übertragen wurden ignoriert werden und die Einstellungen nur für die im aktuellen Monat geleisteten Stunden greifen.

Definition Kernarbeitszeit:

Beschreibt den Zeitraum in dem ein Mitarbeiter anwesend sein muss! z.B. Beginn Kernarbeitszeit 9:00 Uhr und Ende Kernarbeitszeit 16:00 Uhr. Meldet sich der Mitarbeiter nach 9:00 Uhr an oder vor 16:00 Uhr ab, wird die Zeitbuchung dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.

Es ist auch möglich nur einen Beginn einzutragen, wenn der Mitarbeiter z.B. zwingend um 9:00 Uhr anwesend sein muss, jedoch ein flexibles Ende hat. Dies gilt auch für das alleinige Eintragen einer End-Zeit.

Unter dem Punkt Ampel können Sie dem Zeitkonto und Überstundenkonto ein visuelles Extra anzeigen lassen. Je nach Einstellung ändert sich die Farbe der Ampel bei den Konten wie oben angegeben. Durch diese Einstellung wird keine Erinnerungsmail oder ein Genehmigungsprozess ausgelöst.

Unter dem Punkt Projekte gibt es die Einstellungsmöglichkeit, Pflichtprojekte für Zeitbuchungen vorzuschreiben. Wird also eine Buchung ohne Projekt vorgenommen, wird diese direkt vom System abgelehnt, bis ein Projekt nachgetragen wurde. Diese Nachtragung führt dann zu einem Genehmigungsprozess.

Mit der gesetzlichen Regelung Deutschland sind alle Pauseneinstellung so hinterlegt, wie es grundsätzlich deutschlandweit geregelt ist. Mit der eigenen Mindestpause festlegen können Sie die Werte abändern.

Die Mindestlänge für Ruhepausen beträgt 15 Minuten. Das heißt eine Raucherpause, die kürzer als 15 Minuten ist, wird nicht mit in die Mindestpause gerechnet (zählt somit also zusätzlich zur Mindestpause). Werden die 15 Minuten erbracht, werden diese bei der Länge der Mindestpause berücksichtigt.

Ist "Mindestlänge erzwingen" aktiviert, werden Pausen, die kürzer als 15 Minuten sind, automatisch auf 15 Minuten gerundet.

Die maximale Arbeitszeit am Stück ohne Pause liegt laut der gesetzlichen Regelung Deutschland bei 6 Stunden. Sind diese erreicht, muss der Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten machen und nach 9 Stunden eine Mindestpause von 45 Minuten.

Sie können "Geänderte Buchungen zur Genehmigung vorlegen" aktivieren um über manuelle Änderungen an der Pausenzeit benachrichtigt zu werden.

Unterschied zwischen Mindestpause prüfen und Mindestpause erzwingen:

• Bei "Mindestpause prüfen" wird die vom Mitarbeiter gebuchte Pausenlänge geprüft. Ist die Pause so lang wie vorgegeben oder länger, wird kein Genehmigungsprozess ausgelöst. Ist die Pause jedoch kürzer als vorgeschrieben erhält der Vorgesetzte diese Pausenbuchung zum Genehmigen. (Also: Hier wird die Pause nur geprüft!)
• Bei "Mindestpause erzwingen" wird die vom Mitarbeiter gebuchte Pausenlänge geprüft. Ist die Pause so lang wie vorgegeben oder länger, passiert nichts. Ist die Pause jedoch kürzer als vorgeschrieben, wird die Pause bei Tageswechsel auf die vorgegebene Länge aufgerundet.

Pauschalpause zieht am Ende des Arbeitstages, die hier hinterlegte Pausendauer vom erbrachten Tages-IST des Mitarbeiters ab.

Ist der Haken bei "gebuchte Pausen beachten" gesetzt, greift die Pauschalpause nur, wenn die gebuchte Länge der Pause, die vorgegebene Dauer unterschreitet. Ist der Haken nicht gesetzt, wird die Pauschalpause zusätzlich zur selbstgebuchten Pause abgezogen.

Die Pausendauer können Sie selbst festlegen.

"Schwelle Pause zu Arbeitsunterbrechung" bedeutet, dass zwischen Pause und Arbeitsunterbrechung unterschieden wird. Sind hier z.B. 2 Stunden hinterlegt und der Mitarbeiter überschreitet diese 2 Stunden Abwesenheit am Stück, wird dies nicht als Pause, sondern als Arbeitsunterbrechung angesehen. Das heißt, die 30 Minuten Pauschalpause werden zusätzlich abgezogen.

Die Mindestanwesenheit legt fest, ab wievielen Stunden Arbeitszeit eine Pause abgezogen werden soll. Arbeitet der Mitarbeiter 5 Stunden und erreicht somit nicht die in unserem Beispiel hinterlegten 6 Stunden, wird ihm keine Pauschalpause am Ende des Tages abgezogen.

Im Panel "Feste Pausen" können Sie den Zeitraum der Pausen für die einzelnen Wochentage hinterlegen.

Die Mitarbeiter müssen mit dieser Einstellung nicht mehr selbstständig die Pause buchen. Diese wird täglich für den angegebenen Zeitraum automatisch im Zeitkonto eingetragen.