Administration

Unter Personal – Administration, im Reiter Dokumententypen, können Sie die Kategorien verwalten, über die Dokumente den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und hochgeladen werden.

Über den ➕ Erstellen Button kann man einen neuen Dokumententyp anlegen.

Um einen neuen Dokumenttyp zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Neuen Eintrag erstellen: Klicken Sie auf den ➕ Erstellen Button, um einen neuen Dokumenttyp anzulegen.
2. Eintrag ausfüllen: Ein leerer Eintrag erscheint und kann bearbeitet werden. Tragen Sie dabei folgende Informationen ein:
   • Kategorie: Bezeichnung oder Beschreibung des neuen Dokumenttyps.
   • Mitarbeiter erlauben: Legen Sie fest, ob reguläre Mitarbeiter diesen Dokumenttyp verwenden dürfen.
     
   • Wiedervorlage: Geben Sie an, in welchem Rhythmus das Dokument erneut geprüft werden muss. Sobald die Frist erreicht ist, informiert das System per E-Mail.
   • Gültigkeit: Definieren Sie die Gültigkeitsdauer des Dokuments. Diese Angabe dient nur zur Information und hat keine Systemauswirkung.
   • Löschfrist: Bestimmen Sie, wann das Dokument gelöscht werden soll. Auch hier erhalten Sie eine E-Mail-Erinnerung, sobald die Frist erreicht ist.
     
     • Hinweis: Das Dokument wird nicht automatisch gelöscht – die Frist dient lediglich als Hinweis.
3. Eintrag entfernen: Über den ➖ Entfernen Button können Sie einen Eintrag löschen – sofern er noch nicht verwendet wurde.
   

Im Reiter Rechte können Sie steuern, welche Zugriffsrechte ein Mitarbeiter auf seine eigenen Dokumente hat:

1. Leserechte vergeben: Aktivieren Sie diese Option, damit der Mitarbeiter die für ihn hochgeladenen Dokumente einsehen kann.
   
2. Erstellungsrechte vergeben: Mit dieser Berechtigung kann der Mitarbeiter eigene Dokumente selbst hochladen.

Im Reiter Erweiterte Stammdaten können Sie mit dem integrierten Formulareditor individuelle Felder zur Erweiterung der Mitarbeiterstammdaten anlegen.

Über den Button Neues Formular anlegen können Sie ein neues Formular erstellen.

1. Sie können neue Formulare erstellen, indem Sie auf den Button Neues Formular anlegen klicken.
2. Über den ➕ Plus Button können Sie folgende Feldtypen zum Formular hinzufügen:
   • Checkbox: Ein Kästchen, das für 'stimmt' ein Häkchen enthält oder für 'stimmt nicht' leer bleibt.
   • Datum: Datumsauswahl über einen Kalender.
   • Dropdown: Ein Dropdown-Menü mit Auswahlmöglichkeiten.
   • Radiobutton: Auswahlmöglichkeit über radiobuttons (Einzelwahl).
   • Sternebewertung: Möglichkeit zur Bewertung von 0 bis 5 Sternen.
     
   • Text: Platz für wenige Wörter.
     
   • Textarea: Platz für einen längeren Text.
     
   • Uhrzeit: Eingabe der Uhrzeit.
3. Über die Pfeile auf der rechten Seite können Sie die einzelnen Felder verschieben.

Im Reiter Vorlagen können Sie Vorlagen erstellen, die später für die Dokumentenerstellung genutzt werden können.

Im Reiter Self Service können Sie definieren, welche persönlichen Daten von den Mitarbeitern selbst geändert werden dürfen.