Administration

Unter "Personal - Administration" können Sie im Reiter: "Dokumententypen" die Kategorien verwalten, über die Dokumente für die jeweiligen Mitarbeiter hochgeladen werden können.

Um einen neuen Dokumenttyp anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Neuen Eintrag erstellen
   Klicken Sie auf den  -Button, um einen neuen Eintrag anzulegen.
2. Eintrag ausfüllen
   Der neue, leere Eintrag wird angezeigt und kann bearbeitet werden. Füllen Sie dabei folgende Werte aus:
   • Kategorie: Beschreiben Sie den neuen Dokumenttyp.
   • Mitarbeiter erlauben: Entscheiden Sie, ob normale Mitarbeiter diesen Dokumenttyp verwenden dürfen.
   • Wiedervorlage: Geben Sie den Rhythmus an, in dem das Dokument wiedervorgelegt werden muss. Das System sendet eine E-Mail, wenn die nächste Frist erreicht ist.
   • Gültigkeit: Definieren Sie die Gültigkeitsdauer des Dokuments. Dieser Wert dient nur der Information.
   • Löschfrist: Legen Sie fest, wann das Dokument gelöscht werden soll. Das System sendet eine E-Mail, wenn die Frist erreicht ist. (Hinweis: Das Dokument wird nicht automatisch gelöscht; die Frist dient nur als Erinnerung.)
3. Eintrag entfernen
   Über den   -Button können Sie einen Eintrag löschen, sofern dieser noch nicht in Verwendung ist.

Im Reiter Rechte können Sie die Berechtigungen eines Mitarbeiters für seine eigenen Dokumente festlegen:

1. Klicken Sie auf den Tab Rechte, um die aktuellen Berechtigungen der Mitarbeiter anzuzeigen.
2. Vergeben Sie Leserechte, damit ein Mitarbeiter die Dokumente einsehen kann, die für ihn hochgeladen wurden.
3. Vergeben Sie Erstellungsrechte, damit ein Mitarbeiter selbst Dokumente für sich hochladen kann.

Im Reiter "Erweiterte Stammdaten" steht Ihnen ein Formulareditor zur verfügung. Das Damit erstellte Formular kann anschließend dazu genutzt werden, um die Stammdaten der Mitarbeiter zu erweitern.

Sie können jederzeit ein neues Formular erstellen.

Sie können verschiedene Feldtypen zum Formular hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das "Plus" auf der rechten Seite.

Hier können Sie ein Beispiel-Formular sehen. Einzelne Felder können durch das Navigieren der Pfeile, die sich auf der rechten Seite befinden, nach oben oder unten verschoben werden.

Die verschiedenen Feldtypen sind:

Checkbox: Ein Kästchen, das für 'stimmt' ein Häkchen enthält oder für 'stimmt nicht' leer bleibt.

Datum: Datumsauswahl über einen Kalender.

Dropdown: Ein Dropdown-Menü mit Auswahlmöglichkeiten.

Radiobutton: Auswahlmöglichkeit über radiobuttons (Einzelwahl).

Sternebewertung: Möglichkeit zur Bewertung von 0 bis 5 Sternen.

Text: Platz für wenige Wörter.

TextArea: Platz für einen längeren Text.

Uhrzeit: Eingabe der Uhrzeit.

Im Reiter "Vorlagen" können Sie eine Vorlage anlegen.

Im Reiter "Self Service" können Sie festlegen, welche Daten von den Mitarbeitern geändert werden dürfen.