Mitarbeiter anlegen

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Hinweis: Mitarbeiter können nur von Administratoren, Firmenpersonalern und CEOs angelegt werden!

1. Administration - Mitarbeiter

mitarbeiterliste
  1. Öffnen Sie den Modulswitcher, indem Sie in der Toolbar auf den -Button klicken.
  2. Wählen Sie das Modul Personalakte aus.
  3. Öffnen Sie den Menüpunkt Personal, um zur Mitarbeiterliste zu gelangen. Hier werden alle aktuell angelegten Mitarbeiter angezeigt.
  4. Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in der Toolbar oben links auf den  -Button. Es öffnet sich eine leere Mitarbeitermaske.

2. Allgemeine Mitarbeiter Informationen

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Die Mitarbeitermaske ist in verschiedene Bereiche unterteilt und beginnt mit den Allgemeinen Informationen. Hier können folgende Daten eingegeben werden:

Anrede
Wählen Sie die Anrede des Mitarbeiters aus.

Akademischer Grad
Falls der Mitarbeiter einen akademischen Titel hat, können Sie diesen hier eintragen.

Vorname
Tragen Sie den Vornamen des Mitarbeiters ein.

Nachname
Geben Sie den Nachnamen des Mitarbeiters an.

Personalnummer
Weisen Sie dem Mitarbeiter eine eindeutige Personalnummer zu.

Kürzel
Geben Sie ein Kürzel für den Mitarbeiter an, das beispielsweise für interne Zwecke verwendet werden kann.

Kostenstelle
Wählen oder hinterlegen Sie die Kostenstelle, der der Mitarbeiter zugeordnet ist.

E-Mail
Falls der Mitarbeiter Zugang zur Desktop-Version oder zur Zeiterfassungs-App benötigt, geben Sie hier die E-Mail-Adresse an. Diese wird benötigt, um die Zugangsdaten zu versenden.

Zugangsdaten versenden
Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angegeben haben, können Sie über diese Checkbox festlegen, ob beim Anlegen des Mitarbeiters direkt eine E-Mail mit den Zugangsdaten an den Mitarbeiter gesendet werden soll.

Die Zugangsdaten können auch jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt manuell versendet werden. Nutzen Sie hierfür den -Button in der oberen Toolbar in der Mitte.

Sprache
Legen Sie fest, in welcher Sprache der Mitarbeiter das System nutzen soll. Beachten Sie, dass Sprachen, die mit "(DeepL)" markiert sind, automatisch übersetzt wurden.

Feiertagskalender
Wählen Sie den Feiertagskalender aus, der für den Mitarbeiter relevant ist, basierend auf seinem Standort.

Schulferien
Falls Schulferien berücksichtigt werden sollen, können Sie diese hier konfigurieren.

Bezeichnung
Hinterlegen Sie eine zusätzliche Bezeichnung, falls erforderlich.

Familienstand
Tragen Sie den Familienstand des Mitarbeiters ein.

Schwerbehindert
Markieren Sie, ob der Mitarbeiter als schwerbehindert gilt.

Geburtstag
Geben Sie das Geburtsdatum des Mitarbeiters an.

Eintrittsdatum
Hier können Sie das Eintrittsdatum des Mitarbeiters festlegen. (Tipp: Tragen Sie das reale Eintrittsdatum ein, auch wenn dieses einige Jahre in der Vergangenheit liegt.)
Das Startdatum für die SaaS.de-Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung kann später in den modulspezifischen Einstellungen hinterlegt werden.

Austrittsdatum
Falls der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat oder verlassen wird, können Sie hier das Austrittsdatum eintragen.

Mitarbeiter-Typ
Legen Sie fest, ob der Mitarbeiter Intern oder Extern ist. Erhöhte Rechte wie Firmenchef oder Firmenpersonaler sind nur für interne Mitarbeiter möglich.

Login mit 2FA
Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Mitarbeiter. Falls aktiviert, wird der Mitarbeiter beim nächsten Login dazu aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu konfigurieren. Dafür wird ein Smartphone mit einer entsprechenden App benötigt.

Nachdem Sie die gewünschten Daten ausgefüllt haben, speichern Sie den Mitarbeiter mit einem Klick auf den  -Button in der oberen Toolbar.

Hinweis: Im ersten Schritt sind nur der Vor- und Nachname zwingend erforderlich. Nach dem Speichern können Sie in den nun sichtbaren Tabs weitere modulspezifische Einstellungen vornehmen.

3. Mitarbeiteranschrift hinterlegen

Hier können Sie bei Bedarf die Anschrift des Mitarbeiters erfassen.

Das Feld Kontakt ermöglicht es, eine zusätzliche Kontaktmöglichkeit anzugeben. Diese wird anderen Mitarbeitern in der Anwesenheitsübersicht angezeigt.

anschrift_ausfullen

4. Arbeitszeitprofil zuweisen

profile_zuweisen

Damit das System auf die korrekten Daten für die Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung zugreifen kann, müssen Sie für jeden Mitarbeiter ein passendes Arbeitszeitprofil anlegen und zuweisen.

  1. Über das Tab Profile können Sie alle Profile einsehen, die dem Mitarbeiter bereits zugewiesen wurden.
  2. Hier wird angegeben, ab welchem Zeitpunkt das Profil für den Mitarbeiter angewendet werden soll.
  3. Wählen Sie hier das passende Arbeitszeitprofil aus der Liste aus.
  4. Wenn für den Mitarbeiter ab einem bestimmten Zeitpunkt ein neues Profil gelten soll, können Sie über den  -Button einen neuen Eintrag hinzufügen.
  5. Über den  -Button gelangen Sie zur Bearbeitungsansicht des entsprechenden Profils. Über den  -Button können Sie den Eintrag wieder entfernen.

Hinweis
Es muss immer mindestens ein Profil vorhanden sein, das ab dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters gilt. Weiter Informationen zu Profilen finden Sie hier.

5. Firmenrechte vergeben

Je nach Rolle des Mitarbeiters können Ihnen hier verschiedene Rechte zur Verfügung gestellt werden. Sie haben dabei folgende Optionen:

Firmenchef
Der Firmenchef hat Vollzugriff und kann sämtliche Aktionen im System ausführen.

Firmenpersonaler
Der Firmenpersonaler verfügt über nahezu alle Rechte, jedoch mit folgenden Einschränkungen:

  • Kann keinen Firmenchef ernennen oder entlassen.
  • Kann sich selbst keinen Extraurlaub eintragen.

Zusätzliche Berechtigungen:

  • Bearbeitung von Urlaub und Arbeitszeiten für andere.
  • Einsehen von Geburtstagen und Jubiläen.

Administrator/IT
Administratoren haben technischen Zugriff und kümmern sich um administrative sowie technische Konfigurationen.

Berechtigungen:

  • Zugang zur allgemeinen Administration.

Einschränkungen:

  • Keine Personalrechte, wie z. B. die Verwaltung von Urlaub.

Stechuhr Einrichten
Diese Rolle hat spezifischen Zugriff und ist ausschließlich für die Einrichtung sowie Konfiguration der Stechuhr zuständig.

Geburtstag & Jubiläum
Diese Rolle verfügt über ein Anzeigerecht und kann Geburtstage sowie Jubiläen der Mitarbeiter im Dashboard einsehen.

firmenrechte_zuweisen
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Hinweis: Das Firmenrecht "Firmenchef" kann nur von einem Firmenchef vergeben und entzogen werden!

6. Hauptabteilung hinterlegen

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Sind in der Administration Abteilungen angelegt, muss der Mitarbeiter hier einer Hauptabteilung zugeteilt werden.

Innerhalb der Hauptabteilung findet der Genehmigungsprozess statt.

z.B. Urlaubsanträge, offene Zeitbuchungen werden innerhalb der Hauptabteilung dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.

7. Weiteren Abteilungen zuordnen

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Haben Sie in der Card "Hauptabteilung" auf "Weitere Abteilungen" geklickt, kann der Mitarbeiter auch innerhalb mehrerer Abteilungen mit unterschiedlichen Rechten zugewiesen werden.

WICHTIG: Der Genehmigungsprozess findet jedoch trotzdem nur innerhalb der Hauptabteilung des Mitarbeiters statt.

8. Modullizenzen vergeben

lizenzen_zuweisen

Um die modulspezifischen Mitarbeitereinstellungen eintragen zu können, müssen Sie dem Mitarbeiter zunächst die erforderlichen Lizenzen zuweisen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den  -Button, um den Modul-Switcher zu öffnen.
  2. Wählen Sie die Administration aus.
  3. Wechseln Sie zum Menüpunkt Lizenzen, um zur Lizenzansicht zu gelangen.
  4. Weisen Sie dem gewünschten Mitarbeiter die benötigten Lizenzen zu, indem Sie die entsprechenden Checkboxen aktivieren

Nachdem die Lizenzen erfolgreich vergeben wurden, wechseln Sie im Modul-Switcher zurück zum Personalakte-Modul und wählen dort den Menüpunkt Personal. Dort können Sie den neu angelegten Mitarbeiter entweder per Doppelklick oder über den  -Button weiterbearbeiten und die modulspezifischen Einstellungen vornehmen.

9. Informationen Urlaubsverwaltung

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Nun können Sie die Einstellungen für das Urlaubsverwaltungs-Modul für den Mitarbeiter anpassen. Für die Ersteinrichtung empfehlen wir folgendes Vorgehen:

  1. Wechseln Sie auf den Tab Urlaubsverwaltung.
  2. Entscheiden Sie, ob der Urlaubsanspruch des Profils verwendet werden soll. Wenn diese Option deaktiviert ist, können Sie einen eigenen Urlaubsanspruch definieren, der nur für diesen Mitarbeiter gilt.
  3. Legen Sie fest, ob das Urlaubsjahr ab dem Eintrittsdatum oder immer am 1. Januar eines Jahres beginnt.
  4. Definieren Sie, ab wann die Nutzung der Urlaubsverwaltung starten soll. Direkt darunter können Sie einen Resturlaub aus dem vorherigen Jahr als Startwert eintragen.

Mehr Infos zu den Einstellungen finden Sie hier.

10. Informationen Zeiterfassung

  1. Klicken Sie auf den Tab Zeiterfassung, um die Einstellungen für das Zeiterfassungsmodul anzupassen.
  2. Allgemein
    Legen Sie das Startdatum der Zeiterfassung fest und hinterlegen Sie eventuelle Über- oder Unterstunden als Startwert.
  3. Maximale Stunden im Überstundenkonto
    Definieren Sie, ob eine Obergrenze für Überstunden gilt und wie hoch diese maximal sein darf.
  4. Stechuhr
    Konfigurieren Sie die PIN und den RFID-Code für die Nutzung der Stechuhr.
  5. Erinnerungs-E-Mails
    Bestimmen Sie, welche E-Mails im Zusammenhang mit der Zeiterfassung versendet werden sollen.
  6. Kommen & Gehen erlauben
    Stellen Sie ein, ob der Mitarbeiter sich über verschiedene Optionen wie das Tasksymbol am PC an- und abmelden darf. Entfernen Sie den Haken, falls diese Option deaktiviert werden soll.
  7. Kurzfristig beschäftigt
    Entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter als kurzfristig beschäftigt eingestuft ist.
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