Neue Reisekostenabrechnung anlegen

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf Übersicht, um zur Übersichtsseite der Reisekostenabrechnungen zu gelangen.

2. Klicken Sie in der Topbar auf das  , um einen neuen Reisekostenantrag anzulegen. Anschließend öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in der Sie die Details des Antrags ausfüllen können.

Allgemeine Angaben:

1. Beginn/Ende:
   Geben Sie den Beginn und das Ende der Reise an.
2. Uhrzeit angeben
   Wenn der Hacken gesetzt ist haben Sie die Möglichkeit die genaue Uhrzeit für den Start und das Ende der Reise zu erfassen.
3. Anreisetag/Abreisetag ignorieren:
   Wählen Sie diese Option, falls die An- oder Abreisetage nicht berücksichtigt werden sollen. In diesem Fall werden diese Tage nicht als halbtägige, sondern als vollwertige Tage gewertet.
4. Reiseziel (Land):
   Tragen Sie das Land ein, in dem das Reiseziel liegt.
5. Ort/Kunde:
   Geben Sie die Stadt des Reiseziels ein oder den Kunden, den Sie besucht haben.
6. Mitarbeiter:
   Als Vorgesetzter können Sie hier den betroffenen Mitarbeiter auswählen, für den die Abrechnung erstellt wird.
7. Anlass:
   Hinterlegen Sie den Grund der Reise, wie z. B. Meeting, Fortbildung oder einen anderen geschäftlichen Anlass.
8. Nummer:
   Erfassen Sie eine interne oder externe Referenznummer, sofern erforderlich.
9. Steuerliche Zuordnung:
   Diese Angabe wird in der Regel vom Personalverantwortlichen ausgefüllt. Beispiele für steuerliche Zuordnungen sind:
   • Freiberufler
   • Gewerbebetrieb
   • Arbeitnehmertätigkeit
   • Vermietung
   • Nebentätigkeit

1. Sind Sie mit dem Firmenwagen gefahren, müssen Sie hier nichts ausfüllen.
2. Sind Sie mit Ihrem privaten PKW gefahren tragen Sie die Anzahl der gesamten km ein (Hin- und Rückfahrt).
3. Waren Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln (z.B. Taxi, Zug, Straßenbahn oder Bus) unterwegs, tragen Sie den Bruttobetrag und die jeweilige MwSt. ein. Der Netto-Betrag errechnet sich dann von selbst. Über das add_circle in der Spalte neben dem Nettobetrag, können Sie direkt die passenden Belege je Position hochladen.

add_circle (rechts außen) neue Position hinzufügen.

remove_circle (rechts außen) Position entfernen.

Verpflegungsmehraufwand:
Der Verpflegungsmehraufwand wird automatisch basierend auf dem oben hinterlegten Zeitraum (siehe Abschnitt Allgemein) berechnet.

• Keine Übernachtungen:
  Aktivieren Sie diese Option, um jeden Tag als halben Tag zu bewerten.

• Abzüge für Mahlzeiten:
  Wenn Frühstück, Mittagessen oder Abendessen inbegriffen waren, können Sie diese im jeweiligen Abschnitt (Anreisetag, Abreisetag oder Zwischentage) eintragen. Diese Beträge werden anschließend von der Verpflegungspauschale abgezogen.

Übernachtungskosten:
Tragen Sie hier den Bruttobetrag und die Mehrwertsteuer (MwSt.) ein, falls Übernachtungskosten angefallen sind.

• Haben Sie z. B. eine Übernachtung selbst übernommen (z. B. bei Bekannten oder Verwandten), können Sie dies unter Punkt 2 „Pauschale“ eintragen.

Optionaler Kommentar:
Sie können über das Kommentarfeld optional einen Kommentar hinterlegen.

Belege hochladen:
Nutzen Sie die Buttons in der Spalte neben dem Nettobetrag, um die passenden Belege direkt je Position hochzuladen:

add_circle Wählen Sie eine Datei aus Ihren vorhandenen Dokumenten.

Verwenden Sie die Buttons rechts außen von der Tabelle um Positionen zu entfernen oder hinzuzufügen.

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Reisenebenkosten:
Falls Reisenebenkosten angefallen sind, tragen Sie hier den Bruttobetrag sowie die Mehrwertsteuer (MwSt.) ein. Zu den Reisenebenkosten zählen beispielsweise:

• Telekommunikationskosten,
• Porto,
• Trinkgelder,
• Parkplatzgebühren,
• Gepäckbeförderung und -aufbewahrung,
• Straßenbenutzungsgebühren,
• Schadensersatzleistungen bei Verkehrsunfällen,
• Sammelposten.

Belege hochladen:
Nutzen Sie die Buttons in der Spalte neben dem Nettobetrag, um die passenden Belege direkt je Position hochzuladen:

add_circle Wählen Sie eine Datei aus Ihren vorhandenen Dokumenten.

Verwenden Sie die Buttons rechts außen von der Tabelle um Positionen zu entfernen oder hinzuzufügen.

add_circle Position hinzufügen.

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Abzugsfähige Reisekosten:
Im Bereich Abzugsfähige Reisekosten können Sie den Brutto- und Nettobetrag der Reisekostenabrechnung einsehen.

Speichern und Beantragen:

Sie haben folgende Optionen:

1. Speichern:
   Klicken Sie oben links in der Topbar auf save. Diese Option speichert den Antrag, ohne ihn an den Vorgesetzten zu senden. Sie können den Antrag weiterhin bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt einreichen.

2. Speichern und Beantragen:
   Klicken Sie unten auf den Button Speichern und Beantragen. Diese Option speichert den Antrag und sendet ihn gleichzeitig zur Genehmigung an den Vorgesetzten.