Firma

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Hinweis: Änderungen in der Administration können nur von CEOs, Firmenpersonalern und Administratoren vorgenommen werden. Sie sehen nur die Cards zu den Modulen, die Sie bestellt haben.

Übersicht Firmeneinstellungen

Unter "Administration - Firma" können alle firmenübergreifenden Einstellungen vorgenommen werden.

  1. In den Cards (Allgemein, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Projekte) legen Sie die allgemeinen und firmenübergreifenden Einstellungen der einzelnen Module fest. Es werden nur die Cards der bestellten Module angezeigt. Sollten Sie beispielsweise nur die Urlaubsverwaltung nutzen, werden die Cards Zeiterfassung und Projekte ausgeblendet.
  2. Toolbar links: save  Hier können Sie vorgenommene Änderungen speichern.
  3. Toolbar rechts: insert_drive_file  Hinterlegen Sie eine Firmennotiz, backup laden Sie Ihr Firmenlogo hoch oder erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel autorenew.

Card Allgemein

In der Card "Allgemein" können Sie Ihre Firmenangaben hinterlegen und allgemeine Festlegungen für die Nutzung von SaaS.de festlegen, wie das Datumsformat, Zeitformat oder wann bei Ihnen das Geschäftsjahr beginnt. 

Über zwei Checkboxen können Sie einstellen, ob Ihre Mitarbeiter mit dem Recht des Personalers Zugriff auf die Administration erhalten sollen und ob Mitarbeiter über neue Einträge im SaaS.de Blog informiert werden sollen.

Im Panel "Monate festschreiben" können Sie einstellen in welchem Zyklus die vergangenen Monate in Bezug auf das Zeit- und Urlaubskonto festgeschrieben werden. Selbst wenn im Profil Änderungen rückwirkend gespeichert werden, bleiben die festgeschriebenen Monate unangetastet.

Als Zyklus können Sie "Rollierend" oder einen Stichtag festlegen. Wenn Sie "Rollierend" wählen, werden die Monate wie in dem Beispiel gezeigt alle 3 Monate festgeschrieben.

Das Festschreiben von Monaten passiert automatisch nach festgelegtem Intervall.

"Stichtage" müssen händisch angepasst werden um vergangene Monate festzuschreiben. Soll z.B. zum Ende jeden Jahres festgeschrieben werden, ändern Sie zu Jahresbeginn den 31.12.2018 auf den 31.12.2019.

Wenn Sie eine Anschrift für einen Bericht festlegen, wird diese Anschrift in allen Berichten, die Sie exportieren können, aufgeführt.

 

Card Urlaub

In der Card "Urlaub" können Sie verschiedene Einstellungen zur Urlaubsverwaltung festlegen.

Wählen Sie aus wie viele Kalenderjahre Sie im Vorfeld für die Mitarbeiter anzeigen möchten. Es können max. bis zu 3 Jahre im Voraus angezeigt werden.

Stellen Sie ein, wann eine Weitergabe von Urlaubsanträgen an Vertreter weitergereicht werden soll, wenn der eigentliche Vorgesetzte den Antrag innerhalb des hier hinterlegten Zeitraums nicht bearbeitet hat.

Die folgenden Einstellungsmöglichkeiten können über eine Checkbox aktiviert werden:

  • Firmenkalenderanzeige für Mitarbeiter
    Hier können Sie aktivieren, ob Ihre Mitarbeiter nur den Urlaubskalender der Abteilung der auch den Kalender der gesamten Firma einsehen können.
  • Kommentare bei Genehmigung
    Wenn diese Option aktiviert ist, müssen alle Urlaubsanträge nicht nur bei Ablehnen des Antrags, sondern auch beim Genehmigen des Antrags begründet werden.
  • Extraurlaub
    Ist diese Option aktiviert, haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern Extraurlaub auf das Urlaubskonto ein- oder auszuzahlen.
  • ICS Kalender
    Hier aktivieren Sie die Möglichkeit den Urlaubskalender als ICS Kalender in Kalenderverwaltungsprogramme (Outlook, Google Kalender, etc.) einzubinden.
  • Geburtstage im Abteilungskalender anzeigen
    Lassen Sie die Geburtstage im Abteilungskalender anzeigen.
  • Änderungen in der Vergangenheit nur für Personaler
    Änderungen an Zeitbuchungen können in diesem Fall nur Personaler vornehmen.

In dem Panel "Erinnerungs E-Mails" legen Sie fest in welchen Abständen eine Erinnerungs E-Mail an die jeweiligen Vorgesetzten und Personaler versendet werden.

Die Erinnerungs-Mail "Erinnerung Urlaubskonto" geht nicht nur an den Vorgesetzten, sondern auch an den jeweiligen Mitarbeiter. In dieser E-Mail wird er über seinen aktuellen Resturlaub und den möglichen Verfall nach Jahreswechsel informiert.

Panel Urlaubsanspruch

In dem Panel Urlaubsanspruch können Sie verschiedene Einstellungen zum Urlaubsanspruch vornehmen. 

Zunächst können Sie wählen, wie der Urlaubsanspruch berechnet werden soll.
Wenn Sie den Urlaub "auf Tagesbasis" berechnen, wird der Urlaub mit Eintritt des Mitarbeiters auf das ganze Jahr berechnet.
Beispiel: Der Mitarbeiter tritt zum 15. eines Monats ein. Somit wird der Urlaubsanspruch auf den Tag genau für die Beschäftigungsdauer (ab Eintrittsdatum bis Austrittsdatum) anteilig berechnet.

Haben Sie "nur für komplette Beschäftigungsmonate" gewählt, werden nur volle Beschäftigungsmonate ab Eintritt des Mitarbeiters für die Berechnung des Urlaubsanspruches herangezogen. 
Beispiel: Der Mitarbeiter tritt zum 15. eines Monats bei. Somit ist ein Beschäftigungsmonat erst zum 15. des Folgemonats vollständig.

Wenn Sie "nur für komplette Kalendermonate" ausgewählt haben, wird der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters erst ab dem nächsten Kalendermonat nach Beschäftigungsbeginn für die Berechnung des Urlaubs verwendet, insofern der Beschäftigungsbeginn nicht zum 01. eines Monats stattgefunden hat.
Beispiel: Der Mitarbeiter tritt zum 15.01. bei. Somit beginnt die Berechnung des Urlaubsanspruchs erst ab Februar.

Sollten sich bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs halbe Urlaubstage ergeben, können Sie individuell einstellen, wie diese berücksichtigt werden sollen. Um halbe Tage immer auf einen ganzen Tag zu runden, aktivieren Sie die Checkbox "gleich 0,5 aufrunden". 

Unter diesen Einstellungen finden Sie weitere Panels, die zu der Berechnung des Urlaubsanspruches berücksichtigt werden können. 

Im Panel "ab 6 Monaten" können Sie einstellen, wie der Urlaubsanspruch berechnet werden soll, wenn der Mitarbeiter mindestens 6 Monate im Unternehmen beschäftigt ist. Folgende Einstellungen können hierbei getroffen werden:

  • den anteiligen Urlaubsanspruch
    Hierbei wird der gesamte Urlaubsanspruch anteilig bis zum Austrittsdatum berechnet
  • den kompletten gesetzlichen Mindesturlaub
    Hier greift die gesetzliche Regelung für einen Mindesturlaub ab einer Beschäftigung von 6 Monaten. Der Mindesturlaubsanspruch kann je nach Land festgelegt werden.
  • den kompletten Urlaubsanspruch
    Der Urlaubsanspruch wird nicht anteilig berechnet bei einer Beschäftigungsdauer ab 6 Monaten, sondern der Anspruch für das gesamte Jahr geltend gemacht.

Im Panel "Bruchteile von weniger als einem halben Tag" legen Sie fest, wie der Urlaubsanspruch, der weniger als einen halben Tag beträgt, gerundet werden soll:

  • keine Rundung
    Hierbei bleibt der Urlaubsanspruch unverändert (z.B. 22,25 Tage)
  • abrunden
    Der Urlaubsanspruch wird auf den ganzen Tag abgerundet (z.B. Rundung von 22,25 auf 22 Tage)
  • aufrunden (auf halbe Tage)
    Der Urlaubsanspruch wird auf den nächsten halben Tag aufgerundet (z.B. von 22,25 auf 22,5 Tage)

Im Panel "Bruchteile von mehr als einem halben Tag" finden Sie gegenteilige Einstellungsmöglichkeit.

Panel Vertretung

Hier können Sie Einstellungen für die Vertretungsregelung während eines Urlaubs festlegen. 

  • Anzeigen aller Mitarbeiter
    Hiermit werden alle Mitarbeiter als mögliche Vertretung angezeigt.
  • Pflicht für Vorgesetzte
    Soll ein Vorgesetzter (Abteilungsleiter, Personaler, CEO) zwingend eine Vertretung bei Abwesenheit hinterlegen, aktivieren Sie diese Einstellung.
  • Stille Vertretung
    Ist diese Einstellung aktiv, erhalten Vertreter z.B. vom Vorgesetzten nicht die damit verbundenen Rechte um z.B. Urlaubsanträge zu genehmigen. Dies gilt global für alle Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter nicht automatisch befördern
    Um eine Beförderung im Vertretungsfall nur für Mitarbeiter mit erweiterten Rechten wie z.B. Abteilungsleiter oder Personaler zu ermöglichen, aktivieren Sie diese Einstellungsoption. Mitarbeiter mit dem Standardrecht werden nicht automatisch mit erweiterten Rechten ausgestattet, wenn Sie z.B. als Vertretung eines Abteilungsleiters eingesetzt werden.

Card Zeiterfassung

Hier finden Sie zunächst verschiedene Einstellungsmöglichkeiten die Sie aktivieren können:

  • Überstundenkonto
    hierbei wird das Überstundenkonto für die gesamte Firma freigeschaltet. Wurde es nicht aktiviert, entfallen die jeweiligen Einstellungsoptionen im Profil.
  • GPS Ortung aktivieren
    bei Zeitbuchungen wird die GPS Verortung aktiviert, wenn eine Buchung über die SaaS.de Zeiterfassungs-App auf Smart Devices erfolgt.
  • Pflichtkommentar (bei manuellen Änderungen)
    Zeitbuchungen, die manuell verändert werden, können nur unter Angabe eines Pflichtkommentars erfolgen. Diese werden an den Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.
  • Kilometer
    Ist diese Option aktiviert, können bei Zeitbuchungen Kilometerangaben gemacht werden.
  • Zuschlag
    Hiermit wird die Zuschlagsoption und somit der Menüpunkt zum Einstellen z.B. von Nachtzuschlägen oder Sonn- und Feiertagszuschlägen aktiviert.
  • E-Mail "Max. Arbeitszeit" auch an Vorgesetzten in CC
    es wird eine E-Mail versendet, bevor die maximale Arbeitszeit (in Deutschland 10 Stunden) erreicht wurde und nachdem die Arbeitszeit überschritten wurde. Diese geht dann nicht nur an den Mitarbeiter selbst, sondern auch an  Vorgesetzte in CC.
  • der Dienstgang
    die zusätzliche Zeitbuchungsfunktion "Dienstgang" wird aktiviert.  Mitarbeiter können Dienstgänge stechen, welche dann im Zeitkonto gesondert angezeigt werden.

Unter "Aufgaben genehmigen von" stellen Sie ein, welche Mitarbeiter mit welchen Rechten Zeitbuchungen genehmigen können. Ist wie in unserem Beispiel das Recht Personaler hinterlegt, kann ein normaler Abteilungsleiter ohne Personaler-Recht keine Zeitbuchungen genehmigen.

Geben Sie an, mit welchen Rechten Stunden übertragen werden dürfen (z.B. kann der Abteilungsleiter in unserem Beispiel, Stunden aus dem Zeitkonto ins Überstundenkonto übertragen).

Unter "Erster Tag im Monat" wählen Sie aus, wann der Monat beginnt. 

Tragen Sie ein, wie viele Minuten ein Mitarbeiter gutgeschrieben bekommt, wenn er sich über das Tasksymbol "Gutschrift TaskSymbol" oder der Desktop-Uhr "Gutschrift Desktop Uhr" anmeldet.

Unter "Anzahl Tage für Änderungen in der Vergangenheit" tragen Sie ein, bis wann ein Mitarbeiter Zeitbuchungen rückwirkend bearbeiten kann.

Unter "Anzahl Tage für Erinnerung Offline Stechuhr" legen Sie den Abstand der Tage fest nach denen Sie über nicht verwendete Stechuhren informiert werden möchten.

Card Projekte

Für die Projektverwaltung können folgende Einstellungen aktiviert werden:

  • Automatische Projektnummer
    Hiermit können Sie Projektnummern automatisch durch das System generieren. Ist diese Funktion nicht aktiv, können eigene Projektnummer vergeben werden.
  • Leistungen verwenden
    Damit innerhalb von Projekten Leistungen verwendet werden können, müssen Sie diese Funktion aktivieren. Ist diese Einstellung nicht aktiv, entfallen die Einstellungsoptionen unter den Projekten und werden in der Zeiterfassung nicht aufgeführt.
  • Hierarchie nur für Projektmanager
    Wenn Mitarbeiter nicht die gesamte Projektübersicht einsehen dürfen, können Sie diese Einstellung aktivieren. Mitarbeiter, die nicht das Recht Projektmanager haben, sehen somit nur die Projekte, denen sie zugewiesen wurden. 
  • Laufende Zeitbuchung (max. 5 min) mit neuer Projektbuchung vereinen
    Wurde bereits eine Zeitbuchung ohne Projekt gestartet, kann bei Start einer neuen Projektzeitbuchung die vorhergehende Zeitbuchung mit dieser Buchung vereint werden, wenn die Projektzeitbuchung unmittelbar (max. 5 Minuten) nach der Zeitbuchung gestartet wurde. 
  • Laufende Projektbuchung (max. 5 min) mit neuer Projektbuchung vereinen
    Wurde bereits eine Zeitbuchung mit Projekt gestartet, kann bei Start einer neuen Projektzeitbuchung die vorhergehende Zeitbuchung mit dieser Buchung vereint werden, wenn die erste Buchung weniger als 5 Minuten beträgt.
  • Eingeschränkte Rechte für Mitarbeiter
    Sollen die Mitarbeiter nur über eingeschränkte Rechte innerhalb der Projektverwaltung verfügen, können Sie dies hier einstellen.

Unter "Länge Arbeitstag" legen Sie die max. Dauer eines Arbeitstags in Industriezeit fest.

Möchten Sie, dass erledigte Projekte automatisch archiviert werden, hinterlegen Sie hier die Anzahl von Tagen z.B. nach 5 Tagen, damit nach Änderung des Projektstatus auf "Erledigt" das Projekt direkt verschoben werden kann.